Für Personalabteilungen & Unternehmen
Personalakten digitalisieren lassen
Machen Sie aus Aktenschränken eine sichere digitale Personalakte: Wir digitalisieren Ihre Personalunterlagen DSGVO-konform, streng vertraulich und revisionssicher – durchsuchbar per OCR und ausschließlich in Deutschland. Über 1 Million digitalisierte Dokumente und mehr als 10 Jahre Erfahrung mit sensiblen Beständen.
- ✓ Besonders sensible Daten – höchste Vertraulichkeit & strenge Zugriffsrechte
- ✓ Revisionssicheres, durchsuchbares PDF-Archiv mit Texterkennung (OCR)
- ✓ Auf Wunsch zertifizierte Aktenvernichtung nach dem Scan – inkl. Nachweis
✓ Individuelles Angebot · Abrechnung auf Rechnung · Verarbeitung & Datenschutz in Deutschland
So läuft's ab – sicher in 4 Schritten
- 1 Online beauftragen Formular in unter 5 Min – sofort ein Richtpreis.
- 2 Sicher einsenden Versichert per Versand oder an einer Annahmestelle.
- 3 Wir digitalisieren 100 % im eigenen Haus in Deutschland.
- 4 Originale + Dateien zurück Versicherter Rückversand – Zahlung erst danach.
Diese Archive, Behörden & Marken vertrauen uns ihre Originale an
Personalakten vertraulich anfragen
Senden Sie uns die Eckdaten zu Ihrem HR-Archiv – wir melden uns mit einem individuellen, DSGVO-konformen Angebot. Auf Wunsch mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO und zertifizierter Aktenvernichtung inkl. Nachweis.
- Antwort i. d. R. am selben Werktag · feste Ansprechperson
- Individuelles Mengenangebot · Abrechnung auf Rechnung
- DSGVO-konform · 100 % Verarbeitung in Deutschland · ISO 9001
- Auf Wunsch AVV (Art. 28 DSGVO) & zertifizierte Vernichtung inkl. Nachweis
Lieber direkt sprechen? 07062 9795757 · info@mediadig.de
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Sensible Personaldaten in den richtigen Händen
Personalakten gehören zu den schützenswertesten Unterlagen eines Unternehmens. Wir behandeln sie entsprechend – mit strengen Zugriffsrechten, voller Datenschutz-Compliance und einer festen Ansprechperson für Ihr Projekt.
Nur namentlich berechtigte, zur Verschwiegenheit verpflichtete Mitarbeitende bearbeiten Ihre Akten – in zugangsgesicherten Bereichen.
Verarbeitung besonders sensibler Daten ausschließlich in Deutschland – auf Wunsch im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.
Archivierung als PDF mit Texterkennung – jede Akte und jedes Stichwort in Sekunden auffindbar, in gleichbleibend scharfer Qualität.
Wir strukturieren Ihre digitale Personalakte nach Mitarbeitenden und Registern – ideal für Fristenkontrolle und die Übernahme in Ihr HR-/DMS-System.
Auf Wunsch datenschutzgerechte Vernichtung der Papieroriginale nach DIN 66399 – inklusive Vernichtungsprotokoll als Nachweis.
Ein persönlicher Ansprechpartner begleitet Ihr HR-Projekt von der Beratung über die Logistik bis zur revisionssicheren Auslieferung.
Datenschutz, der zu Personalakten passt
Personalakten enthalten Gesundheitsdaten, Gehälter, Beurteilungen und mehr – Informationen, die ein besonders hohes Schutzniveau verlangen. Deshalb endet unser Datenschutzkonzept nicht beim Scan, sondern umfasst den gesamten Weg: vom dokumentierten Transport über zugangsgesicherte Bearbeitung bis zur nachweislichen Vernichtung der Originale.
Klar geregelt, wer welche Akte sieht – protokolliert und auf das Nötigste beschränkt.
Dokumentierte Abholung und Übergabe Ihrer Akten – kein unkontrollierter Versandweg.
Aufbewahrungspflichtige Unterlagen dürfen digital geführt werden – revisionssicher als PDF.
Passende Leistungen rund um Ihr Archiv
Personalakten sind oft nur ein Teil des Bestands. Wir digitalisieren auch Ihre übrigen Akten, Dokumente und Belege – aus einer Hand.
Ausgezeichnet als TOP-Dienstleister
★★★★★
4,85 / 5,00 · 100 % Weiterempfehlung auf ProvenExpert
„Unsere Personalakten wurden absolut vertraulich und DSGVO-konform digitalisiert. Die digitale Personalakte spart uns im HR-Alltag enorm Zeit."
„Von der AVV bis zur zertifizierten Vernichtung lief alles dokumentiert und professionell – genau das, was eine Personalabteilung braucht."
„Vom freundlichen Erstkontakt bis zur überzeugenden Qualität – die Arbeit des MEDIADIG-Teams hat uns vollends überzeugt."
Wissenswertes rund um die Personalaktendigitalisierung
Die Personalaktendigitalisierung stellt höhere Anforderungen als die meisten anderen Scanprojekte. Personalakten enthalten besonders sensible personenbezogene Daten – Gehälter, Beurteilungen, Gesundheits- und Sozialversicherungsdaten. Wer Personalakten digitalisieren lässt, braucht deshalb einen Partner, bei dem Datenschutz nicht erst beim Scan beginnt, sondern den gesamten Weg umfasst: vom dokumentierten Transport über die zugangsgesicherte Bearbeitung bis zur nachweislichen Vernichtung der Originale. Das Ergebnis ist eine sichere digitale Personalakte – durchsuchbar per OCR, revisionssicher abgelegt und jederzeit nachvollziehbar.
Warum Personalakten digitalisieren lassen?
Eine digitale Personalakte spart der Personalabteilung im Alltag erheblich Zeit: Statt Aktenschränke zu durchsuchen, finden berechtigte Mitarbeitende jede Unterlage in Sekunden. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass sensible Dokumente verloren gehen oder Unbefugten in die Hände fallen. Die Personalaktendigitalisierung schafft außerdem die Grundlage für ortsunabhängiges, standortübergreifendes HR-Arbeiten. Damit das DSGVO-konform bleibt, verarbeiten wir Ihre Personalakten zu 100 % in Deutschland – ohne Versand ins Ausland und ohne Weitergabe an Dritte, auf Wunsch im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
Zugriffskonzept & höchste Vertraulichkeit
Vertraulichkeit entsteht durch ein klares Zugriffskonzept: Nur ein namentlich berechtigter, zur Verschwiegenheit verpflichteter Personenkreis bearbeitet Ihre Personalakten – in zugangsgesicherten Bereichen, lückenlos protokolliert und auf das Nötigste beschränkt. Eine feste Ansprechperson begleitet Ihr HR-Projekt von der Beratung über die Logistik bis zur Auslieferung. Durch nachvollziehbare Prozesse nach ISO 9001 ist jeder Schritt der Personalaktendigitalisierung dokumentiert und prüfbar.
Aufbewahrungs- & Löschfristen, Vernichtung mit Nachweis
Personalunterlagen unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen – von wenigen Jahren bis zu mehreren Jahrzehnten. Wir strukturieren Ihre digitale Personalakte nach Mitarbeitenden und Registern, sodass sich Fristen leicht überwachen und nicht mehr benötigte Daten gezielt löschen lassen. Nach Freigabe der digitalen Akte vernichten wir die Papieroriginale auf Wunsch zertifiziert nach DIN 66399 – inklusive Vernichtungsprotokoll als Nachweis. Alternativ erhalten Sie Ihre Originale zurück. So verbinden Sie die Digitalisierung Ihrer Personalakten mit voller Rechts- und Datenschutzsicherheit.
Häufige Fragen zur Digitalisierung von Personalakten
Ist die Digitalisierung von Personalakten DSGVO-konform?
Ja. Personalakten enthalten besonders sensible personenbezogene Daten – wir verarbeiten sie ausschließlich an unserem Standort in Deutschland, in zugangsgesicherten Bereichen und auf Wunsch im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte und kein Versand ins Ausland.
Wie wird die Vertraulichkeit der Personalakten sichergestellt?
Durch strenge Zugriffsrechte: Nur namentlich berechtigte, zur Verschwiegenheit verpflichtete Mitarbeitende bearbeiten Ihre Akten in zugangsgesicherten Räumen. Hinzu kommen ein dokumentierter, lückenloser Transport, eine feste Ansprechperson und nachvollziehbare Prozesse nach ISO 9001.
Was kostet es, Personalakten digitalisieren zu lassen?
Der Preis hängt von Umfang, Zustand und Art der Anlieferung Ihrer Personalakten sowie von gewünschten Zusatzleistungen wie OCR oder zertifizierter Vernichtung ab. Da jedes HR-Archiv anders ist, erstellen wir Ihnen ein individuelles, transparentes Angebot – unverbindlich und auf Rechnung.
Werden die Personalakten nach dem Scan vernichtet?
Auf Wunsch ja. Nach Freigabe der digitalen Personalakte vernichten wir die Papieroriginale zertifiziert und datenschutzgerecht (nach DIN 66399) und stellen Ihnen ein Vernichtungsprotokoll als Nachweis aus. Alternativ erhalten Sie die Originale selbstverständlich zurück.
Erhalte ich durchsuchbare PDFs meiner Personalakten?
Ja. Wir archivieren Ihre Personalakten als PDF mit Texterkennung (OCR), sodass Sie jede Akte und jedes Stichwort in Sekunden finden. Auf Wunsch strukturieren wir die digitale Personalakte nach Mitarbeitenden und Registern für die einfache Übernahme in Ihr HR- oder DMS-System.
Wer hat während der Digitalisierung Zugriff auf die Personalakten?
Nur ein klar definierter, namentlich berechtigter Personenkreis, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Wir arbeiten mit einem dokumentierten Zugriffskonzept: Ihre Personalakten werden in zugangsgesicherten Bereichen bearbeitet, jeder Schritt ist protokolliert und auf das Nötigste beschränkt. So bleibt die Vertraulichkeit Ihrer sensiblen HR-Daten über den gesamten Prozess gewahrt.
Helfen Sie bei Aufbewahrungs- und Löschfristen von Personalakten?
Personalunterlagen unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen – von wenigen Jahren bis hin zu mehreren Jahrzehnten. Wir strukturieren Ihre digitale Personalakte nach Mitarbeitenden und Registern, sodass Sie Fristen leicht überwachen und nicht mehr benötigte Daten gezielt löschen können. Die Verarbeitung erfolgt zu 100 % in Deutschland und DSGVO-konform.
Wo werden die Personalakten verarbeitet?
Ausschließlich an unserem Standort in Deutschland. Es gibt keinen Versand ins Ausland und keine Weitergabe an Dritte. Die gesamte Verarbeitung Ihrer Personalakten findet zu 100 % in Deutschland statt – DSGVO-konform, in zugangsgesicherten Bereichen und auf Wunsch im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Weitere Fragen? Rufen Sie uns unter 07062 9795757 an oder schreiben Sie an info@mediadig.de.
Personalakten sicher digitalisieren lassen
Ob einzelne Abteilung oder komplettes HR-Archiv – wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot. DSGVO-konform, streng vertraulich, revisionssicher und 100 % in Deutschland.
Individuelle Beratung · Abrechnung auf Rechnung · keine Weitergabe Ihrer Daten
ISO 9001 · über 1 Mio. digitalisierte Dokumente · DSGVO-konform · 100 % in Deutschland