Ratgeber · Für Unternehmen & Selbstständige
Aufbewahrungsfristen für Dokumente & Rechnungen (Überblick)
Wie lange müssen Sie Rechnungen, Belege und Geschäftsunterlagen aufbewahren? Wir geben Ihnen einen kompakten Überblick über die gesetzlichen Fristen nach HGB und AO – inklusive der jüngsten Änderung für Buchungsbelege durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV – und zeigen, wie Sie Ihr Archiv revisionssicher und GoBD-konform digitalisieren.
- ✓ Übersichtstabelle: 10, 8 & 6 Jahre – nach Unterlagenart
- ✓ Was sich 2025 bei Buchungsbelegen geändert hat
- ✓ Fristen digital erfüllen: ersetzendes Scannen mit OCR
✓ Revisionssicher & GoBD-konform · durchsuchbares PDF mit OCR · Verarbeitung 100 % in Deutschland
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Unternehmen und Selbstständige sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Die maßgeblichen Fristen ergeben sich vor allem aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Sie hängen von der Art der Unterlage ab und werden üblicherweise in drei Gruppen eingeteilt: 10 Jahre, 8 Jahre und 6 Jahre.
Eine wichtige Neuerung: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – dazu zählen auch Rechnungen – von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die Details und die genaue Zuordnung finden Sie in der folgenden Übersicht.
Dieser Überblick dient der allgemeinen Orientierung und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Fristen und ihre Auslegung können sich ändern oder im Einzelfall abweichen. Stand: Juli 2026, ohne Gewähr. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung oder Ihren Rechtsbeistand.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Die wichtigsten Unterlagenarten und ihre gesetzlichen Fristen nach HGB und AO (Stand Juli 2026, ohne Gewähr – keine Rechts- oder Steuerberatung):
| Unterlagenart | Frist | Rechtsgrundlage (u. a.) |
|---|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre | § 257 HGB · § 147 AO |
| Buchungsbelege (u. a. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) | 8 Jahre seit 2025, vorher 10 | § 257 HGB · § 147 AO · § 14b UStG (BEG IV) |
| Empfangene & abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 HGB · § 147 AO |
| Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 AO |
| Lohn- & Gehaltsunterlagen (steuerlich relevant) | 6 Jahre | § 147 AO (weitere Fristen möglich) |
Was sich 2025 geändert hat: Buchungsbelege nur noch 8 Jahre
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Zu den Buchungsbelegen zählen insbesondere Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbelege und Kontoauszüge. Angepasst wurden dafür § 257 HGB, § 147 AO sowie § 14b UStG.
Die verkürzte Frist gilt grundsätzlich für alle Buchungsbelege, deren 10-jährige Frist bis zum Ende des Jahres 2024 noch nicht abgelaufen war. Für bestimmte Unternehmen der Finanz- und Versicherungswirtschaft greift die Verkürzung ein Jahr später.
Wichtig für die Praxis: Bitte behandeln Sie kürzere Fristen mit Bedacht. Solange steuerliche Sachverhalte noch nicht abschließend geklärt sind oder längere Festsetzungsfristen greifen können, kann es sinnvoll sein, Belege weiterhin vorzuhalten. Wer ohnehin digital und revisionssicher archiviert, muss beim Thema Lagerplatz keine Kompromisse machen – die Fristen lassen sich digital problemlos einhalten. Stand Juli 2026, ohne Gewähr – keine Rechts- oder Steuerberatung.
- ✓ 10 Jahre: Jahresabschlüsse, Bilanzen, Handelsbücher, Inventare
- ✓ 8 Jahre: Buchungsbelege inkl. Rechnungen (seit 2025, vorher 10)
- ✓ 6 Jahre: Handels- & Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen
Aufbewahrungsfristen digital erfüllen – statt Regalmeter zu lagern
Sie müssen Unterlagen nicht auf Papier horten, um die gesetzlichen Fristen einzuhalten. Seit dem 08.03.2003 dürfen aufbewahrungspflichtige Unterlagen rein digital gespeichert werden – ausgenommen amtliche Urkunden. Voraussetzung ist eine GoBD-konforme, revisionssichere Digitalisierung (ersetzendes Scannen), die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellt.
Wir überführen Ihre Rechnungen, Belege und Akten in ein durchsuchbares PDF-Archiv mit OCR – abgelegt so, dass es auch einer Betriebs- oder Steuerprüfung standhält. Auf Wunsch übernehmen wir anschließend die revisionssichere Vernichtung inklusive Nachweis. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland, DSGVO-konform und in zugangsgesicherten Bereichen.
Volltextsuche per OCR über das gesamte Archiv – nach Lieferant, Betrag oder Datum.
Ganze Ordnerregale passen auf einen Datenträger oder in Ihr DMS.
GoBD-konform und revisionssicher – Belege bleiben über die gesamte Frist gerichtsfest.
Passende Leistungen für Ihr Archiv
Ob einzelne Belegordner, komplette Buchhaltung oder gemischte Aktenbestände – wir digitalisieren Ihr Papierarchiv revisionssicher und GoBD-konform.
Eingangsrechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge GoBD- & revisionssicher als durchsuchbares PDF – strukturiert für DATEV & DMS.
Posteingang, Verträge, Akten und gemischte Unterlagen als durchsuchbares PDF-Archiv mit OCR – ab 10 € pro Ordner.
Individuelle Scanlösungen für Unternehmen und Behörden – mit AVV nach Art. 28 DSGVO und deutschlandweiter Abholung.
Wissenswertes rund um Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Unternehmen und Selbstständige geschäftliche Unterlagen aufheben müssen. Rechtsgrundlage sind vor allem § 257 HGB und § 147 AO. Grundsätzlich gilt: Je näher eine Unterlage am Jahresabschluss steht, desto länger die Frist. Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Jahresabschlüsse sind 10 Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege inklusive Rechnungen seit 2025 8 Jahre und Handels- sowie Geschäftsbriefe 6 Jahre.
Fristbeginn richtig berechnen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden bzw. die letzte Eintragung erfolgt ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 startet die Frist also erst am 31.12.2026 – bei einer 8-jährigen Frist endet die Aufbewahrungspflicht damit regulär mit Ablauf des Jahres 2034. Genau diese Berechnung lässt sich in einem digitalen Archiv automatisiert abbilden, sodass Sie den Überblick behalten, welche Unterlagen wann vernichtet werden dürfen.
Ersetzendes Scannen: Papier vernichten, digital aufbewahren
Beim sogenannten ersetzenden Scannen werden Papieroriginale nach einer GoBD-konformen Digitalisierung durch das digitale Abbild ersetzt und dürfen anschließend grundsätzlich vernichtet werden – ausgenommen amtliche Urkunden und Unterlagen mit gesetzlicher Pflicht zur Aufbewahrung im Original. Entscheidend ist eine revisionssichere Verarbeitung: Belege müssen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Wir digitalisieren Ihre Unterlagen mit OCR-Texterkennung, legen sie revisionssicher ab und übernehmen auf Wunsch die datenschutzgerechte Vernichtung inklusive Nachweis.
Warum sich die Digitalisierung lohnt
Ein digitales Archiv spart nicht nur Lagerfläche über die gesamte Aufbewahrungsfrist, sondern macht jeden Beleg per Volltextsuche in Sekunden auffindbar und schützt vor Verlust durch Brand, Wasser oder Verlegen. Bei einer Prüfung liefern Sie geforderte Unterlagen auf Knopfdruck. Als TÜV-zertifizierter Fachbetrieb (ISO 9001) digitalisieren wir 100 % in Deutschland, DSGVO-konform und auf Wunsch im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung (Stand Juli 2026, ohne Gewähr).
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Die gesetzlichen Fristen ergeben sich vor allem aus § 257 HGB und § 147 AO: 10 Jahre für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen und Buchungsbelege sowie 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Für Buchungsbelege wurde die Frist durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV auf 8 Jahre verkürzt (Stand Juli 2026, ohne Gewähr – keine Rechts- oder Steuerberatung).
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen sind Buchungsbelege. Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Buchungsbelege seit 2025 grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 8 statt bisher 10 Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG). Da Sonderregelungen und im Einzelfall längere steuerliche Fristen greifen können, stimmen Sie die für Sie geltende Frist bitte mit Ihrer Steuerberatung ab (Stand Juli 2026, ohne Gewähr).
Was hat sich 2025 bei den Aufbewahrungsfristen geändert?
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die Regelung gilt grundsätzlich für Belege, deren 10-jährige Frist bis Ende 2024 noch nicht abgelaufen war. Für bestimmte Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche greift die Verkürzung ein Jahr später.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, die Bilanz festgestellt, ein Handels- oder Geschäftsbrief empfangen bzw. abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Eine 2026 entstandene Rechnung startet die Frist also am 31.12.2026.
Dürfen aufbewahrungspflichtige Unterlagen digital gespeichert werden?
Ja. Seit dem 08.03.2003 dürfen aufbewahrungspflichtige Unterlagen grundsätzlich rein digital gespeichert werden – ausgenommen amtliche Urkunden und einzelne im Original aufzubewahrende Dokumente. Voraussetzung ist eine GoBD-konforme, revisionssichere Digitalisierung (ersetzendes Scannen), die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellt.
Was bedeutet revisionssicher und GoBD-konform?
GoBD-konform bedeutet, dass Digitalisierung und Ablage den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form entsprechen. Revisionssicher heißt vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert. So bleibt Ihr digitales Archiv über die gesamte Frist prüfungssicher – etwa bei einer Betriebs- oder Steuerprüfung.
Kann ich Papieroriginale nach dem Scannen vernichten?
Beim ersetzenden Scannen dürfen Papieroriginale nach einer GoBD-konformen Digitalisierung grundsätzlich vernichtet werden – ausgenommen amtliche Urkunden und Unterlagen mit Pflicht zur Aufbewahrung im Original. MEDIADIG bietet auf Wunsch eine revisionssichere Vernichtung inklusive Nachweis. Ob eine Vernichtung im Einzelfall zulässig ist, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung (Stand Juli 2026, ohne Gewähr).
Warum Dokumente statt im Papierarchiv digital aufbewahren?
Ein digitales, GoBD-konformes Archiv spart Lagerfläche über die gesamte Frist, macht jeden Beleg per OCR-Volltextsuche in Sekunden auffindbar und schützt vor Verlust durch Brand, Wasser oder Verlegen. Bei einer Prüfung liefern Sie geforderte Unterlagen auf Knopfdruck. Mehr zum Dokumente digitalisieren.
Fristen einhalten – ohne Aktenregal
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